Гигиена базы — это поддержание базы подписчиков в актуальном состоянии. По сути, та же валидация, но в более широком смысле.

Это важный шаг на пути к увеличению % открытия писем и снижению риска от попадания домена в спам.

Ситуация №1: база данных собрана

В этом случае перед началом рассылки нужно просто массово прогнать все адреса через сервис валидации и отобрать хорошие имейлы.

Прежде, чем запускать рассылки, компании нужно разработать стратегию и протестировать письма на разных сегментах. Например, если рассылок давно не было, то можно отправить письма только 20% от всей базы, посмотреть на отклик и скорректировать свою стратегию.

Ситуация №2: базы данных нет

В этом случае подключаем валидацию одновременно с началом сбора имейлов.

Минимальный набор информации в лид-форме — имейл + имя, телефон + имя, либо всё вместе.

Важно понимать, что при заполнении лид-формы человек наименее замотивирован оставить свои реальные данные, потому что на этом этапе он ничего не покупает.

Прислать полезные материалы можно после двойного подтверждения подписки и существования имейла. В противном случае пользователь с высокой вероятностью введёт несуществующие контактные данные.

После первичной валидации начинается процесс регулярной гигиены базы. Он может быть автоматизирован или проводиться вручную.

1. Обработка ответов сервера

Происходит регулярно на основе ответа сервера о состоянии имейла после каждой рассылки.

Если приходит ответ, что имейл не существует или почта переполнена — это bounce (отскок). Он бывает двух типов:

— hard (не существует) и тогда имейл удаляется из базы
— soft (переполнена)

В случае, если почта переполнена, то адрес остаётся под вопросом, ведь пользователь может почистить входящие и адрес снова станет доступным для рассылки.

Логика платформ: любые hard тут же помечаются как недействительные, а soft-имейлы считаются недействительными только после трёх вернувшихся ошибок подряд.

2. Ручная чистка

Это работа с активностью подписчиков, при которой база данных адресов проверяется вручную владельцем бизнеса. Анализируются списки тех, кто регулярно открывает рассылки и переходит по ссылкам, и тех, кто давно не совершал никаких действий с рассылкой.

Первая категория — это активные подписчики. Их адреса оставляем в базе. Те пользователи, что давно не кликали на рассылку — это балласт, который нужно удалить из базы, предварительно сделав last call.

Финальное письмо лучше так и назвать: «Мы вас удаляем». В теле письма стоит напомнить о том, что это за рассылка, почему человек её получает и сказать, что если он не совершит никаких действий, то адрес электронной почты будет отписан от рассылки через N дней.

Создается сегмент неактивных пользователей (например, тех, кто за последние 30 дней не открыл ни одну рассылку) и отправляется само письмо.

Если пользователь открывает last call-письмо, то его адрес переходит в сегмент активных пользователей. На следующий день (или через N дней, если так было указано в письме) нужно вручную создать сегмент с теми адресами, кто не открыл last call, и отписать их вручную.

В Mailganer эта система автоматизирована в три этапа: 1 шаг — создать сегмент, 2 шаг — отправить рассылку, 3 шаг — отписать.

За клиента мы никого не отписываем, это нужно сделать ему самому. Также можно повторить рассылку по людям, не открывшим письмо:

Но, конечно, многое зависит и от направленности бизнеса. В компаниях тематики, чьи рассылки часто попадают в спам (финансовый сектор, лиды на кредиты, инфобизнес), регулярная гигиена базы — это мастхэв.