Что такое скрытая копия письма

Общение по электронной почте остается популярным несмотря на появление новых способов для коммуникации типа мессенджеров или социальных сетей. Преимущественно речь идет о рекламных рассылках и корпоративном взаимодействии. Последнее нередко требует переписки между целым перечнем адресов, сотрудниками разных отделов, руководством и т.д. В этой статье разберемся, что такое скрытая копия в почте, какие задачи она выполняет, как настроить.

Вариантов применения так называемой скрытой копии письма много. Например, при переписке между менеджером по продажам со складом товара, курьерской службой можно еще указать адрес клиента, чтобы тот видел динамику, мог в любой момент вклиниться в диалог.

Еще варианты:

1. Руководитель хочет наблюдать за общением поддержки VIP-клиентов.
2. Сотруднику в отпуске необходимо быть в курсе происходящих на работе дел.
3. Требуется создать «независимый» архив определенных электронных писем.

Также в скрытую копию добавляют бухгалтеров, которые должны вовремя выставить счет или же скорректировать счет-фактуру, ответственных за отгрузку товара, приемку по гарантии и т.д. Еще она интересна для маркетологов, например, чтобы отслеживать «судьбу» лидов.

При создании нового письма любая почтовая система предлагает ввести три категории получателей отправления:

1. To (кому) – основной список адресов.
2. Cc (Carbon Copy) – вторичный перечень, его видят все участники переписки.
3. Bcc (Blind Carbon Copy, СК) – скрытая копия письма, эти адреса никто не увидит.

Обычно в основной список попадают те, кто активно участвует в переписке. В дополнительный же вносят тех, кому просто по долгу службы или иным причинам необходимо наблюдать за процессом (чаще внутри компании).
В графу «скрытая копия» вносят тех, о ком «не должны знать». Это внешние контрагенты, включая аудиторов, клиентов, коучей. Еще она актуальна для руководителей.

Чтобы увидеть, как отображают перечисленные выше списки, зайдите в популярный сервис Mail.ru и там нажмите сначала «Написать письмо», а затем на уровне строки «Тема» на «Копия» и затем «Скрытая». Тогда откроются все обсуждаемые строки.

Если открыть «основное» письмо, можно увидеть только адресатов, указанных в «Копия». Другие же, из списка скрытых, остаются невидимыми.

При этом письмо всем указанным адресатам 100% ушло и они могут в любой момент вмешаться в переговоры, «молча» принять управленческие решения и т.п.

Теперь рассмотрим, как указать скрытых адресатов в различных почтовых сервисах.

В Mail
Зайдите на сайт https://e.mail.ru/inbox/, нажмите кнопку «Написать письмо». Она расположена в левой верхней части экрана, над «Входящие». Чтобы указать скрытых адресатов, достаточно нажать «Скрытая» в правой части строки «Тема».

В Яндексе
При входе на сайт https://mail.yandex.ru/#inbox вы увидите схожую картину. Единственная разница – для вызова строки «Скрытая копия» требуется нажать на фразу «Копии, от кого», размещенную в строке «Тема» (справа).

Как и в случае с Mail.ru можно указывать только основных и скрытых абонентов.

В Gmail
В сервисе Google на сайте https://mail.google.com/mail/u/0/#inbox картина аналогична предыдущим двум. Разница лишь в дизайне окон. При нажатии на кнопку «Написать» (левый верхний угол, над «Входящие») будет открыто окно, где предложат нажать «Скрытая копия» в строке «Кому».

Все интуитивно понятно даже не сведущим в технических деталях работы почтовых сервисов.

Чтобы понять плюсы, еще раз проговорим: скрытая копия – это возможность указать абонента, «невидимого» для остальных адресатов. Вывод простой. Преимущество в конфиденциальности, в возможности наблюдать за процессами без уведомления ответственных лиц. Это дает экономию во времени в случае необходимости выявить тенденции без «человеческого фактора». В переписках легко узнать то, что «скрывают» от руководства, других отделов и т. д.

Важно учитывать, что функция допускает указывать ограниченное количество адресатов. Поэтому желательно внимательно отнестись к выбору.