Методология интеграции c CRM

B2B-компаниям, маркетологам и всем нетехническим специалистам, которым нужно связаться свою CRM-систему с платформой для отправки рассылок, чтобы синхронизировать контакты и отправлять разные типы писем.

В этой статье мы расскажем об основных подходах к интеграции с CRM и какой из способов подойдёт вам на в зависимости от состояния бизнеса и его задач.

Интеграция нужна, чтобы синхронизировать контакты клиентов из CRM с ESP-платформой (работа с массовыми рассылками) и отправлять различные коммуникации в зависимости от действий клиентов или статуса сделки (работа с автоматическими рассылками).

В зависимости от того, на каком этапе развития рассылок находится бизнес, какие задачи нужно решать и есть ли человек, который будет ответственен за интеграцию, и нужно выбирать подходящий способ интеграции.

1. Интеграция по SMTP: если у вас нет специалиста — скорее всего, интеграция вам пока не нужна. Выгружайте контакты в excel и импортируйте их вручную в платформу, чтобы отправлять массовые рассылки. Или подключите SMTP, чтобы отправлять письма прямо из CRM с высоким уровнем доставляемости.

2. Интеграция через коннектор: если специалист есть  — интегрируйтесь через коннектор. Можно начать с синхронизации контактов и данных о клиентах, а затем настроить автоматизацию. Специалистом в данном случае может быть и подкованный маркетолог.

3. Интеграция через виджет: если есть специалист и бизнес-процессы, завязанные на обратной связи — внедряйте обратную интеграцию через виджет платформы, которую вы используете. Это даст качественный рост и для многих компаний будет достаточно стабильной работы этой интеграции, чтобы закрыть почти все задачи, связанные с рассылками. Например, менеджеру позвонить клиенту на открытие рассылки.

4. Собственная интеграция: если есть разработчики в команде — рассмотрите вариант написания собственной интеграции, заточенной конкретно под ваши задачи. Такой вариант подойдёт крупным бизнесам, у которых есть ресурс разработать и поддерживать подобную интеграцию.

Подключите SMTP-сервер для исходящих писем, чтобы письма, отправленные через функционал CRM, доходили до клиентов и не попадали в спам.

Вы можете использовать бесплатные SMTP-серверы почтовых сервисов Gmail, Mail.ru, Яндекс, но у них есть ограничения по количеству отправляемых писем в день или месяц.

В любой CRM-системе можно подключить внешний SMTP-сервер для отправки писем. Письма будут рассылаться быстро, без лимитов и ошибок.

Возможности по работе с рассылками будут ограничены функционалом конкретной CRM-системы, но это хороший старт для начала профессиональной работы с рассылками.

Коннектор — сервис, с помощью которого можно интегрировать между собой другие сервисы. Коннекторы удобны тем, что настроить интеграцию можно даже без привлечения разработчика.

Основная задача интеграции через коннектор — синхронизация контактов. Также появляется возможность отправлять письма по статусам сделки и напоминания по дате.

Интеграция CRM-системы и ESP-платформы происходит с помощью стороннего сервиса для интеграций. Например, есть email-connector или популярный вариант на рынке — Albato.

Чтобы связать сервисы, вам потребуется аккаунт в Albato, в котором сначала нужно будет создать подключение к CRM, а затем добавить в Albato свой API-ключ из платформы для рассылок.

Виджет — приложение платформы для рассылок внутри CRM-системы.

Основные функции приложения:

1. Синхронизация контактов из CRM с платформой.
2. Отправка писем со страницы сделки и базовая автоматизация.
3. Обратная интеграция.

Обратная интеграция — это продвинутый вариант, при котором в CRM создаётся новая задача/карточка при определённых действиях подписчика с рассылкой. То есть, данные о действии (открытии или клике в письме) передаются обратно в CRM.

Полезный функционал, когда нужно, например, создать задачу менеджеру, чтобы он позвонил клиенту если тот кликнул на предложение в письме.

Чтобы связать CRM-систему с ESP через приложение, потребуется аккаунт в нужной платформе и некоторое время на настройку интеграции. В сети есть много инструкций как правильно создать нужную связку.

Возможность настроить автоматизацию в зависимости от данных о клиенте — одна из главных фишек любой продвинутой интеграции.

Все автоматические письма в связке с CRM можно разделить на 2 типа:

1. По дате — как стандартной, так и пользовательской.

Простой кейс: когда имейл попадает в список — отправляем welcome-письмо.
Сложный кейс: к контакту привязана дата окончания тарифа — создаём триггер с напоминанием об оплате за несколько дней до истечения этой даты.

2. API-триггер — автоматическое письмо, завязанное на событии и информации о клиенте/сделке в CRM-системе.

Простой кейс: смена статуса заказа — отправляем уведомление клиенту о текущем статусе его заказа.
Сложный кейс: разветвлённые цепочки на основе статуса сделки — дожать клиента или получить обратную связь.

Сравнительная таблица способов интеграции через коннектор и виджет — и возможностей автоматизации, которые появляются при каждом из них.

Продвинутый вариант, если в команде есть разработчики. Собственная интеграция позволит реализовать нестандартные задачи и бизнес-процессы.

Также можно использовать ресурсы разработки интегратора (коннектора) — и обратиться к ним за помощью в разработке кастомной интеграции, если специалиста в штате нет или он не может взять эту задачу.